A ficha do lead se preenche sozinha enquanto você atende

Ninguém gosta de preencher CRM, e por isso o CRM fica vazio

A rotina de quem vende pelo WhatsApp é responder rápido. Parar no meio de dez conversas para abrir a ficha do cliente, digitar o produto, o valor combinado e arrastar o card no funil é trabalho que ninguém faz de verdade. O resultado é um funil cheio de leads sem interesse, sem valor e parados na primeira coluna, o que torna qualquer relatório inútil.

O Documentador ataca isso pelo outro lado. Em vez de cobrar disciplina do atendente, ele lê a conversa que já aconteceu e escreve a ficha no lugar dele.

Como ele decide a hora de escrever

Ele não roda a cada mensagem. Cada mensagem nova, do cliente ou do atendente, reagenda a leitura para daqui a pouco. Só quando a conversa esfria de verdade a IA passa uma vez e documenta o atendimento inteiro. Isso evita o pior cenário possível: a IA anotando conclusão errada no meio de uma negociação que ainda está em pé.

1. A conversa acontece normalmenteCliente e atendente trocam mensagens pelo WhatsApp. A IA não entra na conversa em momento nenhum.
2. O relógio zera a cada mensagemA espera padrão é de 15 minutos sem mensagem nova, e você pode ajustar de 1 a 240 minutos na tela de IA.
3. A IA lê o atendimentoEla usa até as 30 últimas mensagens da conversa, incluindo áudios que já estejam transcritos, e as últimas imagens enviadas pelo cliente.
4. A ficha é atualizadaInteresse, valor, etapa, responsável, etiquetas e nota entram no lead. O card do funil passa a mostrar quando isso aconteceu.

Existe um piso para não gastar IA à toa. A conversa precisa ter um mínimo de mensagens (padrão de 4, configurável entre 2 e 30) e precisa ter fala dos dois lados. Um cliente que mandou "oi" e nunca foi respondido não é atendimento, é lead parado, e não vira ficha. Se a conversa já foi documentada antes, ela só é lida de novo depois de pelo menos duas mensagens novas.

O que a IA anota sozinha

A regra do prompt é explícita quanto a etiqueta: só fato, nunca julgamento sobre a pessoa, sobre a capacidade de pagar ou sobre a chance de fechar. Ela também recebe a lista de etiquetas que sua loja já usa, para reaproveitar o termo existente em vez de criar um sinônimo novo a cada conversa e transformar seu filtro num caos de "urgente", "com pressa" e "apressado".

Quando a etapa muda, o cartão no funil kanban ganha um rodapé com data, hora e autor da mudança: em roxo quando foi o Documentador, em cinza quando foi uma pessoa. Sem esse carimbo não haveria como auditar a IA, porque uma classificação errada dela seria indistinguível de uma decisão do atendente.

Ela lê o comprovante de PIX pela imagem

Esta é a parte que separa intenção de venda. Numa conversa comum, "vou fazer o pix agora" e um comprovante de R$ 850 aprovado parecem a mesma coisa para qualquer automação que só lê texto. O Documentador manda as últimas imagens enviadas pelo cliente para a IA olhar, então ela sabe a diferença.

O que ela procura na imagem

• Comprovante de PIX, de cartão ou de transferência anexado pelo cliente
• O valor que aparece no comprovante e se a operação consta como concluída ou aprovada
• Até 3 imagens por rodada, cada uma com até cerca de 4,5 MB
• Só imagem enviada pelo cliente: foto que a própria loja mandou não é lida por visão nesta rodada

O que não conta como prova

• Promessa de pagamento, como "vou fazer agora" ou "faço amanhã"
• Pedido de dados, como "me passa a chave PIX"
• Comprovante de outra compra ou de outro valor
• Agendamento e intenção declarada sem execução

Mover o lead para a etapa de venda ganha com base no comprovante é opcional e vem desligado. Só faz sentido ligar quando você aceita que a IA mexa no seu número de conversão. Com a opção ligada, ela só move com prova concreta (comprovante aprovado no anexo, o cliente afirmando que pagou ou comprou na loja física, ou a própria loja confirmando o recebimento ou a emissão da nota no texto da conversa) e grava a evidência como nota, no formato "[IA] Venda confirmada: comprovante de PIX de R$ 850 aprovado, anexado pelo cliente". A frase fica na ficha para você auditar depois.

Você revisa e corrige, a IA não manda no seu cadastro

A regra que sustenta o recurso inteiro: o Documentador nunca apaga nem sobrescreve trabalho humano. Foi escrito assim de propósito, campo a campo.

• Nota e etiqueta só somam. Ela adiciona, nunca edita nem remove, e não repete o que já existe na ficha.
• Interesse, valor e responsável só preenchem campo vazio. Se o atendente já escreveu ali, a IA não encosta. Existe uma opção de sobrescrever, e ela também nasce desligada.
• Se o humano preencher enquanto a IA pensa, o humano ganha. A condição vai na própria gravação, não numa checagem feita segundos antes.
• A etapa nunca retrocede. Um lead em Negociação não volta para Novo porque o cliente mandou um "obrigado".
• Ela nunca marca Perdido. Declarar venda perdida é decisão do dono, e as etapas de ganho e perda nem entram na lista que a IA recebe.

A IA propõe a organização. A decisão comercial continua sendo sua.

Tudo o que ela escreve fica registrado no histórico de atividades do negócio, com o nome do lead e a lista do que mudou. Se você discordar, é só editar a ficha na mão: a correção humana não é desfeita na rodada seguinte.

As conversas que já estão no seu funil também podem ser lidas

Ligar o Documentador hoje só afeta conversa que se mexer a partir de agora. Como quase todo mundo chega com meses de histórico parado no funil, existe um botão para mandar a IA passar no acervo uma vez.

Antes de rodar, a tela mostra quantas conversas se encaixam e quanto custaria classificar todas; o tempo estimado aparece assim que o lote é disparado. A conta usada na estimativa é de aproximadamente R$ 0,025 por conversa, já com o custo da IA repassado. Entram só conversas vivas, de atendimento humano, nunca documentadas antes e com fala dos dois lados. Você escolhe quantas processar (o campo aceita até 1.000 por vez, e a sugestão da tela é começar com 50 a 100 para ver o resultado antes de gastar mais).

As conversas são enfileiradas com 2 segundos de intervalo, para o lote antigo não competir com o atendimento ao vivo. Uma barra mostra o andamento.

Onde ele não atua

Vale mais dizer isso agora do que você descobrir na terceira semana:

• Conversa em que o agente de IA está atendendo. Ali o próprio agente já registra interesse, valor e etapa pelas ações dele. O Documentador é para atendimento humano.
• Grupos de WhatsApp. Grupo não vira lead com ficha, então nem o Documentador nem a Sentinela rodam neles.
• Conversa encerrada, conversa trancada ou lead excluído. Ele só lê atendimento aberto ou em espera.
• Mensagem antiga entrando pelo histórico. Conversa que só recebeu sincronização de mensagem velha não dispara documentação.
• Áudio sem transcrição. Se a transcrição de áudio não estiver configurada, o que o cliente falou por áudio não chega à leitura.
• Imagem muito grande ou fora do padrão. Arquivos acima de cerca de 4,5 MB são ignorados na leitura por imagem.
• Sem saldo de créditos de IA. Ele consome créditos como qualquer outro motor de IA e simplesmente para quando o saldo acaba.

Sobre custo: ele roda sempre no modelo econômico, mesmo que o seu plano use um modelo mais caro no agente de vendas. É bastidor, roda muitas vezes por dia, e modelo caro ali multiplicaria a conta sem melhorar a ficha.

Privacidade e o que fica guardado

As mensagens e as imagens lidas já são do seu negócio: elas ficam no armazenamento da sua conta e são carregadas de lá na hora da leitura. Um negócio nunca enxerga a conversa de outro, nem quando a mesma conta tem vários negócios. O trecho da conversa e as imagens do comprovante são enviados ao provedor de IA apenas para aquela leitura, e a resposta volta como os campos da ficha.

Da leitura sobra o que aparece na ficha: a nota marcada com [IA], as etiquetas criadas, os campos preenchidos e a data em que a IA documentou. O texto do comprovante não é copiado inteiro para lugar nenhum: o que fica é a frase de evidência, quando você tiver ligado a confirmação de venda.

O Documentador está incluído nos três planos: Essencial a R$ 197,00 por mês, Profissional a R$ 367,00 por mês e Enterprise sob consulta, com desconto na assinatura anual. O que muda de um plano para o outro são os limites (números de WhatsApp, usuários, mensagens e respostas de IA por mês) e alguns recursos vizinhos: a Sentinela, por exemplo, entra a partir do Profissional. Os detalhes estão na página de preços.